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Comment mieux utiliser le courrier électronique ?

Aujourd’hui, je reprends ma casquette de prof  pour vous parler de l’art d’utiliser les mails.

Au travers de mon expérience, voici 10 conseils :

 

1.       Le mail est un plat qui se mange (chaud), tiède, (froid). Et oui, les amis, c’est un média asynchrone, alors profitez en. Procédez par batch et bannissez un traitement temps réel, qui plus est  avec avertissement sonore à chaque arrivée de mail interdisant toute concentration. Je connais trop d’individus, au hasard dans la génération y, qui répondent soit immédiatement soit jamais. Sans parler des retours bateaux type « je m’en occupe ».

« Le mail est un plat qui se mange tiède »

2.       Quel outil utiliser ? Pour ma part, je me sers de mon ordinateur portable; en attendant l’iPad ? Si vous êtes accro à l’iPhone ou autre blackberry, n’oubliez pas de consulter les pièces  jointes et de grâce, soyez respectueux de vos proches (marre des mecs au resto ou en réunion totalement dépendants de leur mobile). Sans compter que, dans ce monde de brutes,  ça fait du bien de souffler de temps en temps.

3.       Distinguez 2 types de mail. Adaptez votre délai de réponse selon le tableau ci-dessous :

 

Difficulté/Correspondants

1

2 et +

Simple

Allegro

Allegro

Complexe

Moderato

Lento

 

Exemples : Un pote vous propose un déj , répondez au prochain batch (cf 1.) et passez à autre chose. A l’opposé, pour une demande d’avis sur le logo Juste à temps,  attendez les réponses en les regroupant (utilisez le tri/objet outlook) , surtout si vous êtes le boss, et tranchez.

Vous n’avez rien compris ? Consultation gratuite à ph@patrickhannedouche.fr.

4.       Stop aux conflits électroniques : Et oui, si le ton monte, calmez le jeu et organisez un bon vieux rendez-vous.

5.       Pratiquez l’emailing personnalisé (à l’exemple du management personnalisé). Par exemple, n’envoyez pas le même type de mail à votre belle-mère,  votre boss ou votre meilleur pote. Et passez d’un media à l’autre : mail, chat, courrier, téléphone, sms, rencontre…

6.       Chiadez l’« objet ». La je laisse parler le spécialiste Guillaume FLEUREAU

7.       Mettez des liens. Exemple d’un mail récent à un prospect chaud : « Et pour le partenariat Juste à Temps, c’est quand vous voulez ».

8.       Relisez vos mails avant envoi : Vérifiez notamment les destinataires (on a tous envoyé des mails par erreur contenant des infos stratégiques) ,  l’(eaurtografe) orthographe et la présence des pièces jointes.

9.       Votre signature : + de conseils sur Rédiger une signature de courrier électronique. Au fait, comment trouvez-vous ma signature business angel ?

 

Patrick HANNEDOUCHE

http://card.ly/Patethik

 

10.   Faites le ménage dans votre boite mail. Ça vous permettra entre autre de relancer ceux qui vous ont répondu « je m’en occupe » (cf 1.) Pour ma part, j’essaie de le faire (le ménage) à une fréquence hebdomadaire.

 

Allez, application et rompez !

 

Patrick

 

 

 

Cet article a été publié le Dimanche 7 février 2010 à 18:28 et est classé dans Business, Humeur. Vous pouvez en suivre les commentaires par le biais du flux RSS 2.0. Vous pouvez laisser un commentaire, ou faire un trackback depuis votre propre site.

2 commentaires pour “Comment mieux utiliser le courrier électronique ?”

  1. Vincent BARBEROT (networkvb) dit :
    7 février 2010 à 18:55

    Bonsoir Patrick,

    J’ai eu l’occasion d’écrire un article sur mon blog concernant l’avenir de la messagerie électronique et des listes de diffusion.

    Concernant le point 3, j’ai une règle bien particulière. Si j’ai la réponse toute de suite et que c’est un projet en cours, je répond très rapidement. Si j’ai la réponse, je répond rapidement. Si je n’ai pas la réponse, je répond dans les 24/48 h ouvré. C’est dans le cadre professionnel. J’utilise très rarement pour un usage perso.

    Dans le cadre de mon projet de création d’entreprise, j’envisage de proposer une approche différente sur le plan professionnel de la messagerie électronique, d’où mon article mentionné ci-dessus. On peut dire qui répond de manière automatisée au point 10.

    La messagerie électronique n’est plus le seul outil de communication dans l’entreprise, il faut donc adapter son usage.

    N’hésite pas à me suivre sur Twitter (networkvb), j’ai choisi en 2010 d’écrire sur les blogs de mes following et mes followers, donc j’inaugure cet engagement en écrivant sur ton blog.

    Cordialement,

    Vincent BARBEROT

  2. Youssef Rahoui dit :
    12 février 2010 à 7:06

    Bonjour,

    Intéressant. C’est que ça peut vite un fléau si on n’y prend garde. J’ai moi aussi sur notre blog évoqué le sujet : http://bit.ly/9GibJ7

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