Comment mieux utiliser le courrier électronique ?
7 février 2010Aujourd’hui, je reprends ma casquette de prof pour vous parler de l’art d’utiliser les mails.
Au travers de mon expérience, voici 10 conseils :
1. Le mail est un plat qui se mange (chaud), tiède, (froid). Et oui, les amis, c’est un média asynchrone, alors profitez en. Procédez par batch et bannissez un traitement temps réel, qui plus est avec avertissement sonore à chaque arrivée de mail interdisant toute concentration. Je connais trop d’individus, au hasard dans la génération y, qui répondent soit immédiatement soit jamais. Sans parler des retours bateaux type « je m’en occupe ».
“Le mail est un plat qui se mange tiède”
2. Quel outil utiliser ? Pour ma part, je me sers de mon ordinateur portable; en attendant l’iPad ? Si vous êtes accro à l’iPhone ou autre blackberry, n’oubliez pas de consulter les pièces jointes et de grâce, soyez respectueux de vos proches (marre des mecs au resto ou en réunion totalement dépendants de leur mobile). Sans compter que, dans ce monde de brutes, ça fait du bien de souffler de temps en temps.
3. Distinguez 2 types de mail. Adaptez votre délai de réponse selon le tableau ci-dessous :
|
Difficulté/Correspondants |
1 |
2 et + |
|
Simple |
Allegro |
Allegro |
|
Complexe |
Moderato |
Lento |
Exemples : Un pote vous propose un déj , répondez au prochain batch (cf 1.) et passez à autre chose. A l’opposé, pour une demande d’avis sur le logo Juste à temps, attendez les réponses en les regroupant (utilisez le tri/objet outlook) , surtout si vous êtes le boss, et tranchez.
Vous n’avez rien compris ? Consultation gratuite à ph@patrickhannedouche.fr.
4. Stop aux conflits électroniques : Et oui, si le ton monte, calmez le jeu et organisez un bon vieux rendez-vous.
5. Pratiquez l’emailing personnalisé (à l’exemple du management personnalisé). Par exemple, n’envoyez pas le même type de mail à votre belle-mère, votre boss ou votre meilleur pote. Et passez d’un media à l’autre : mail, chat, courrier, téléphone, sms, rencontre…
6. Chiadez l’« objet ». La je laisse parler le spécialiste Guillaume FLEUREAU
7. Mettez des liens. Exemple d’un mail récent à un prospect chaud : « Et pour le partenariat Juste à Temps, c’est quand vous voulez ».
8. Relisez vos mails avant envoi : Vérifiez notamment les destinataires (on a tous envoyé des mails par erreur contenant des infos stratégiques) , l’(eaurtografe) orthographe et la présence des pièces jointes.
9. Votre signature : + de conseils sur Rédiger une signature de courrier électronique. Au fait, comment trouvez-vous ma signature business angel ?
Patrick HANNEDOUCHE
10. Faites le ménage dans votre boite mail. Ça vous permettra entre autre de relancer ceux qui vous ont répondu « je m’en occupe » (cf 1.) Pour ma part, j’essaie de le faire (le ménage) à une fréquence hebdomadaire.
Allez, application et rompez !
Patrick








